Saking banyaknya proses kerja yang belum nyambung, jumlah lembar instruksi kerja/panduan kerja yang berlembar-lembar serta proses komunikasi yang belum baik, akhirnya saya secara top down menginstruksikan adanya penilaian kinerja (KPI) yang menitik beratkan kepada penyederhanaan proses (#Simplification) dan eliminiasi proses yang tidak menambah nilai (Non Value Added Activity, #NVAA).
Penilaian dilakukan secara kuantitatif dan kualitatif. Artinya, secara nilai di lembar penilaian menggunakan target secara kuantitatif tapi secara keabsahannya dilakukan dengan secara kualitatif. Artinya pencapaian target dinyatakan sah jika memang terbukti benar adanya (dengan melibatkan internal audit). Target dipasang selama 2 siklus KPI (atau 2 tahun) berbarengan dengan pembuatan dokumentasi semua proses kerja dan penggantian backbone sistem ERP yang ada.
Intinya, agar perusahaan bisa lebih cepat dalam pembenahan proses kerja sekaligus bisa menetapkan ERP mana yang cocok dengan struktur bisnis perusahaan saat itu.
Tanggapan awal yang diterima,
“Ini kan dari dulu, masa mau diubah”
“Ini diminta owner, jadi harus ngobrol dulu sama owner”
“Saya tidak paham di departemen itu data nya digunakan untuk apa”
“Ih pak, ini udah bener. Udah habis-habisan kita mikirnya, masa masih salah”.
Solusi awal yang diberikan adalah ayo coba dulu, tulis semua inisiatif yang ada, nanti di diskusikan bersama. Dan ternyata banyak sekali masukan-masukan yang konstruktif tapi sayangnya bukan bagian dari proses simplifikasi dan/atau eliminasi NVAA.
Contoh yang paling banyak adalah pemindahan media pencatatan dari buku tulis ke excel. Itu tidak termasuk proses #simplifikasi atau eliminasi #NVAA karena pemindahan media adalah salah satu hal dasar yang harus selalu di evaluasi sebagai bagian dari perbaikan proses kerja, apalagi faktanya excel dan ERP sudah ada sejak lama terimplementasi di perusahaan.
Jadi sebenarnya apa sih simplifikasi dan Non Value Added Activity ?
Jika berbicara secara departemental sampai ke individu, simplifikasi bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Ada kalanya, perusahaan memberikan pekerjaan tambahan seiring dengan perkembangan usaha, dan ketika perusahaan menetapkan tidak boleh ada penambahan SDM, yang bisa kita lakukan adalah melakukan simplifikasi. Proses ini ada kalanya membutuhkan investasi besar dalam jangka pendek. Misalnya : pembelian program sederhana atau alat kerja dan sebagainya.
Contoh : dari 5 langkah menjadi 2 langkah tanpa menghilangkan fungsi kontrol dari proses yang ada. Simplifikasi sifatnya bisa individual, departemental atau berbeda fungsi. Tergantung proses ada di tingkatan pekerjaan yang mana (non staff, staff, supervisor atau sudah level managerial)Berbeda dengan NVAA, untuk melakukan NVAA harus bisa menalarkan dulu output yang dihasilkan. Apakah output tersebut berguna atau tidak untuk proses selanjutnya/konsumen akhir. Spektrum NVAA sudah masuk ke dalam ranah putaran bisnis. Jadi bukan hanya membicarakan di area individu atau departemental saja.
Contoh : Apakah proses pengiriman barang ke konsumen masih harus disediakan oleh internal atau sebaiknya bekerja sama dengan pihak ke-3 ? Bisa dilihat ada studi kelayakan yang harus dilakukan. Tapi hal ini berorientasi kepada pengurangan biaya dengan level pendapatan yang sama.Selain menghilangkan suatu fungsi, hal ini juga berlaku untuk penambahan lini atau fungsi atau suatu sub unit bisnis yang baru yang berhubungan dengan bisnis utamanya. Apakah menambahkan suatu nilai pada bisnis keseluruhan atau tidak ?
Dikarenakan banyaknya KPI yang tidak lolos seleksi karena tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, akhirnya : “Pak sudah acc saja yang anak2 hasilkan, nanti mereka demotivasi karena tidak ada yang gol”
Konsep simplifikasi dan NVAA, adalah hal yang penting untuk di mengerti oleh semua level yang ada di dalam organisasi. Dan sifatnya proaktif bukan reaktif. Sehingga semua pihak di dalam organisasi bisa melakukan inisiasi secara personal maupun secara team secara berkelanjutan.
Implementai ke dua hal ini, akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk beradaptasi lebih cepat terhadap tantangan yang muncul, baik dari internal maupun eksternal perusahaan.
Bad news, KPI tidak ada yang tercapai, tapi good newsnya adalah, ketika covid - 19 menyerang, organisasi sudah familiar dengan konsep simplifikasi dan eliminiasi NVAA. Adapasi team saat itu sangat luar biasa adaptif. Pengurangan jumlah SDM menjadi bukan hal berat dalam jangka panjang, dan kerugian perusahaan bisa diminimalkan ke angka yang patut disyukuri oleh team.
Mengenal, memahami dan memaksakan akan menghasilkan konsistensi dan pembelajaran yang baru.