Waktu kapan, saya bertemu dengan salah satu pengusaha besar, dan bertanya mengenai jasa yang saya sediakan. Saya bilang, salah satunya adalah membantu perusahaan dalam proses pembuatan budgeting atau planning. Atau rencana kerja.
Kemudian beliau bilang, “Aduh, ngapain pake rencana-rencana. Jaman covid begini, mending lempar dadu atau itung kancing kaya dulu ujian sekolah. Gagal gak akan nyesel"
Kelihatannya proses perencanaan bukan salah satu hal yang ingin beliau butuhkan. Beliau lebih menitik beratkan “Gue pusing sama tim, karena apa yang gue pengen pada gak dikerjain. Jadinya gua cape ngurus usaha sama ngurus orang. Sekarang elu nyuruh gue bikin planning, bisa tambah stress gue”
Setelah itu beliau banyak bercerita mengenai proses kerja harian yang harus beliau lalui, mulai dari memutuskan segala sesuatu yang sebenarnya diharapkan dari level manager di perusahaan sampai proses kebingungan harus mulai dari mana. Dan sepertinya, meskipun bingung, beliau dan team sudah mulai “menikmati” ritme yang dijalankan, “ah yang penting usaha jalan dulu”. Jadi kebingungan yang di lumrahkan, kalau saya lihat.
Pada saat itu saya lebih banyak mendengarkan dan bertanya sederhana. Sampai suatu saat, saya berkesempatan bertanya,
Saya :
“Pak, menurut Bapak usaha nya sekarang dijalanin sudah lebih baik tidak dibandingkan tahun lalu atau 2 tahun lalu kah, atau kalo mau adrenalinnya naek, dibandingkan dengan sebelum covid”
Pengusaha :
“Kalo menurut pembukuan mah, turun, cuanna turun lumayan”
Saya :
“Konteks lumayan itu dasarnya apa Pak ? koq bisa memberikan statement lumayan ?”
Pengusaha :
“Ya, gue liat investasi. Dua tahun terarkhir udah gak banyak investasi. Biasa ada duit lebih buat beli-beli tanah, atau sekadar beli mesin untuk di pabrik”
Saya :
“Ohh, berarti tolok ukur keberhasilan Bapak dilihat dari seberapa banyak pertumbuhan investasi ya. Emang harusnya berapa sih Pak, idealnya ?”
Pengusaha :
“Ya harusnya sih sekitar 30% nambah asset termasuk ada buat pengembangan usaha gue”
Saya :
“Nah itu planning Pak, budgeting. Bapak udah punya target sebenernya cuman di simpen sendiri, gak bagi2 ke team. Udah gitu pas liat hasil, Bapak juga simpen sendiri, makanya Bapak bisa bilang “lumayan”. Jadi sebenarnya ada tolok ukur yang sudah di kepala, cuman gak di kasih tau ke siapa-siapa ?”
“Coba Bapak bilang ke level managerialnya, bapak2/ibu2 kita merencanakan adanya peningkatan nilai asset perusahaan senilai 30% dari tahun lalu. Coba pikirkan apa saja yang perlu kita lakukan”.
“Jadi pak, proses budgeting/planning yang tepat adalah sebenarnya proses pengolahan “otak bisnis” pemilik/founder/top management menjadi suatu tujuan kerja semua orang yang ada di organisasi”
"Covid atau tidak, planning harus jalan Pak menurut saya. Hanya mungkin timelinenya saja yang dipersingkat, tadinya butuh 1 tahun mungkin dipecah menjadi per 3 bulan atau per 4 bulan".
*) Percakapan ditampilkan sesuai ijin calon klien.
Singkat cerita dan intinya, banyak pengusaha/owner/top management berkutat di masalah yang sama tapi sulit untuk mencari pemecahannya karena masalah sudah terlalu kompleks. Tanpa memahami sebenarnya salah satu penyebab organisasi tidak berkembang adalah adanya disorientasi pekerja/team dalam menjalankan kegiatan hariannya.
Salah satu penyebab disorientasi adalah perusahaan tidak menerapkan planning/budgeting tahunan yang dinamis. Di mana pembuatan planning/budgeting yang baik dan dinamis akan memiliki efek samping yg positif berupa:
Pemberian tuntutan kerja yang jelas dan terstuktur.
Peningkatan kompetensi pekerja/team, karena sudah pasti ada tuning up antara kompetensi team dengan tuntutan bisnis diluar. Dan disini juga biasanya dibicarakan mengenai promosi, demosi dan mutasi atau restrukturisasi.
Ada standarisasi yang jelas yang memungkinkan semua orang yang ada diorganisasi bisa melakukan penilaian pribadi (self apprisal) setiap bulan.
Jadi, sebenarnya planning/budgeting merupakan salah satu solusi juga buat rekan-rekan pengusaha yang merasakan banyaknya kekacauan dan proses follow up (nagih kerjaan) yang sepertinya tidak akan pernah berakhir. Dan yang banyak tidak tau adalah KPI/OKR merupakan dokumen turunan dari planning/budgeting.
Atau masih mau membiarkan semua team main peruntungan pakai dadu dan kancing baju masing -masing ?